Uzraksti mums
noteikumiem
Nosūtīt jautājumu
Pasākumu kalendārs

Salīdzināšanas akti uzņēmuma grāmatvedībā un kādēļ tie nepieciešami?

14. novembris, 2023

Veicot uzņēmējdarbību, ikviena fiziska vai juridiska persona kaut reizi ir saņēmusi no darījuma partnera vēstuli ar grāmatvedības sagatavotu salīdzināšanas aktu, lūdzot to apstiprināt. Protams, katra uzņēmēja grāmatvedības sistēma ir sakārtota un pielāgota konkrētai sfērai, un ne visi uzņēmumi apmainās ar salīdzināšanas aktiem par veiktajiem darījumiem, sevišķi, ja darījumi ir veiksmīgi un nav kavētu maksājumu. Tomēr aizvien aktuālāks ir jautājums - vai doto grāmatvedības salīdzināšanas aktu sagatavošana un nosūtīšana ir obligāta un kādēļ tie nepieciešami?

Salīdzināšanas akts ir dokumentārs apstiprinājums savstarpējo norēķinu summām. Salīdzināšanas akts tiek nosūtīts uz darījuma partnera līgumā vai grāmatvedībā norādīto un apstiprināto  e-pasta adresi vai, ja e-pasta adrese nav norādīta, pa pastu ierakstītā vēstulē uz fiziskas personas deklarēto vai juridiskas personas juridisko adresi.

Saskaņā ar “Grāmatvedības likumu” un Ministru kabineta noteikumu Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 68.punktu, ir noteikts, ka saistību inventarizācija ir paredzēta un ar debitoriem un kreditoriem ir jāsalīdzina prasījumu un saistību summa. Lai salīdzinātu grāmatvedībā norādītos atlikumus ar debitoriem un kreditoriem, tiek sūtītas savstarpējo atlikumu salīdzināšanas vēstules par atlikumu uz konkrētu datumu. Dotās vēstules jeb salīdzināšanas akti var tikt sūtīti vienu reizi gadā (lai pārliecinātos, ka uzņēmuma gada pārskatā sagatavotie dati iesniegšanai ir korekti un atbilst faktiskajai situācijai) vai vienu reizi pusgadā. Protams, katrs uzņēmums var izvēlēties doto salīdzināšanas aktu sūtīšanas daudzumu un biežumu. Laba uzņēmējdarbības prakse iesaka sūtīt salīdzināšanas aktus kā kreditoriem tā debitoriem, taču, ja šāda prakse uzņēmumā nav ieviesta, ieteicams vismaz reizi gadā savstarpējo salīdzināšanu noteikti veikt ar debitoriem, jo strīdus gadījumā dotie grāmatvedības salīdzināšanas akti var tikt izmantoti kā pierādījums parāda esamībai un piedziņai tiesvedībā vai šķīrējtiesvedībā.

Daudzās grāmatvedības uzskaites programmās pastāv iespēja automātiski sagatavot salīdzināšanas aktus ar konta atlikumu uz konkrētu datumu. Ja Jūs esat droši, ka programmā ir ievadīta un precīzi atspoguļota visa darījumu informācija par izsūtītajiem un saņemtajiem rēķiniem un maksājumiem līdz konkrētā perioda noslēgumam, tad Jums atliek tikai saglabāt doto informāciju un sagatavot, kā arī izsūtīt vēstules darījumu partneriem par savstarpēju grāmatvedībā norādīto atlikumu salīdzināšanu. Salīdzināšanas aktus ieteicams nosūtīt  arī tiem darījumu partneriem, kuru atlikumi uz konkrēto datumu ir nulle, jo tas pasargās Jūs no nākotnes situācijām, ja kāds pēkšņi no Jums pieprasīs kāda parāda apmaksu. Kā pierādījums saistību izpildei būs ne tikai veikts maksājums, bet arī salīdzināšanas akts.

Kā rīkoties situācijās, kad salīdzināšanas akti saņemti atpakaļ, taču atlikumi – nesakrīt? Ir jāpārbauda abu pušu norādītais salīdzināšanas aktos un jānoskaidro iemesls, kāpēc norādītie atlikumi pušu grāmatvedībās nesakrīt. Patiesībā šāda dokumenta apmaiņa starp pusēm nereti atrisina arī strīdus situācijas, jo mēdz gadīties, ka vienas grāmatvedības datos ir uzrādīts parāds, kas vairs nepastāv, vai otras puses grāmatvedībai nav zināms. Tādēļ šādu aktu apmaiņa palīdz atrisināt strīdus, pirms tie ir samilzuši un nonāk līdz tiesvedībai. Grāmatvedības atlikumu summu nesakritība var veidoties, ja darījumu puse ir veicis rēķina apmaksu gada pēdējās dienās, bet apmaksas saņēmējs to saņēmis jau nākamā gada pirmajās dienās. Šādā gadījumā atlikumu nesakritībai ir loģisks izskaidrojums, un pusēm nav nepieciešams veikt korekcijas dokumentā. Tāpat, kā jau tika minēts augstāk, atšķirības atlikumos var  veidot rēķins, kas nav nonācis līdz  grāmatvedībai. Ja atlikumu salīdzināšanas procesā tiek konstatētas atšķirības, par kurām rodas strīds, ja, piemēram, viena puse ir nosūtījusi preci, bet otra puse to nav pasūtījusi un nav arī saņēmusi, tad katra puse savā bilancē norāda tos atlikumus, kādi ir izveidojušies, saskaņā ar katras puses grāmatvedības uzskaites datiem. 

Kā rīkoties situācijās, ja salīdzināšanas akts pusei nosūtīts, bet atbilde neseko? Gadījumos, kad, piemēram, debitoram nosūtīts salīdzināšanas akts un pēc tā nosūtīšanas tiek veikta parāda apmaksa, tas var tikt uzskatīts kā apstiprinājums aktā sniegtās informācijas atbilstībai faktiskajiem apstākļiem. Ja no debitora nav saņemta ne atbilde, ne arī parāda apmaksa, tad personai, kura uzņēmumā ir atbildīga par komunikāciju ar debitoriem, ir jāsazinās ar konkrēto debitoru un jāinformē par to, ka nav saņemta atbilde uz atlikumu salīdzināšanas vēstuli. Ja arī pēc dotās komunikācijas netiek sniegta atbilde vai veikta parāda apmaksa, ir jāizvērtē vai pret doto parādnieku ir nepieciešams uzsākt parāda piedziņu par kavēto maksājumu.

Lai atvieglotu uzņēmuma grāmatvedības darbu un nebūtu jātērē laiks un resursi atbildes saņemšanai, ierasta prakse ir salīdzināšanas aktos iekļaut teikumu ar nosacījumu, ka “ja atbilde netiks sniegta 10 darba dienu laikā pēc salīdzināšanas akta nosūtīšanas, tiks uzskatīts, ka adresāts piekrīt norādītajam atlikumam un neiebilst tam”. Šajā gadījumā salīdzināšanas akti sūtāmi ierakstītās vēstulēs uz darījuma partnera deklarēto vai juridisko adresi, lai Jums būtu iespējams pierādīt, ka vēstules tika nosūtītas un saskaņā ar Paziņošanas likumu, darījuma pusei ir jābūt sasniedzamai tās reģistrētajā adresē. 

Salīdzināšanas aktu sagatavošana un nosūtīšana darījumu pusēm uzņēmumam un tā grāmatvežiem dažkārt šķiet nevajadzīga un kā papildus slogs, tomēr, kā rāda tiesu prakse,  pret šādu vēstuļu nosūtīšanu ir jāizturas nopietni. Strīdus gadījumos tieši šādi savstarpēji grāmatvedības salīdzināšanas akti ir kā viens no galvenajiem pierādījumiem tiesā vai šķīrējtiesā, kas apliecina darījuma esamību starp pusēm un to izpildi/neizpildi. 

Neesiet pavirši pret sava uzņēmuma grāmatvedību! Tikai Jūs esat atbildīgi par sava uzņēmuma un tā naudas plūsmas apriti un korektu dokumentu sastādīšanu!

Jautājumu gadījumā zvaniet: +371 67365100, +371 25156055 vai rakstiet: .

Saistītie raksti:

Kopīgot: