Пошаговая инструкция для предпринимателей и всё что изменилось с 2019 года
-
Вам нужно использовать латвийский документ за рубежом — знаете ли вы нужен ли апостиль или достаточно нотариально заверенной копии?
-
Куда идти за апостилем в 2025 году — и почему ответ изменился по сравнению с тем что вы, возможно, слышали раньше?
-
Что делать если страна куда вы отправляете документы не является участницей Гаагской конвенции?
Латвийская компания заключила договор с партнёром в ОАЭ. Партнёр запросил выписку из Регистра предприятий с апостилем и переводом на английский. Компания получила выписку — но не знала куда идти за апостилем. Потеряла три дня на выяснение. Сделка едва не сорвалась из-за срока действия документа.
Этого можно избежать если знать процедуру заранее.
Что такое апостиль и зачем он нужен
Апостиль — это специальный штамп (отметка) который удостоверяет подлинность подписи и печати на официальном документе. Он позволяет использовать документ выданный в одной стране в другой стране без дополнительной консульской легализации.
Апостиль действует только между странами подписавшими Гаагскую конвенцию 1961 года «Об отмене требования легализации иностранных публичных документов». Сегодня это более 120 государств включая все страны ЕС, США, Великобританию, ОАЭ, Китай (с оговорками), большинство постсоветских государств.
Кто выдаёт апостиль в Латвии — важное изменение с 2019 года
До 1 июля 2019 года апостиль в Латвии выдавался только в Консульском департаменте Министерства иностранных дел. Это означало поездку в Ригу для всех жителей страны.
С 1 июля 2019 года апостиль на латвийские публичные документы проставляют присяжные нотариусы по всей Латвии — в более чем 30 городах. Апостиль оформляется исключительно в электронном виде. Срок — как правило один рабочий день если подпись выдавшего документ лица есть в базе данных образцов подписей.
На какие документы можно получить апостиль
Апостиль ставится только на публичные документы — то есть документы выданные государственными органами или удостоверенные ими. К ним относятся: свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смерти, выписки из Регистра предприятий, судебные решения и решения третейских судов заверенные нотариусом или судом, нотариально удостоверенные документы, образовательные документы выданные государственными учебными заведениями.
Важно: апостиль нельзя поставить на документ выданный частным лицом или частной организацией. Если вам нужно заверить договор заключённый между двумя компаниями — сначала нотариус удостоверяет подписи, затем на нотариальный документ ставится апостиль.
Пошаговая инструкция
Шаг первый: определите нужен ли апостиль. Узнайте требования принимающей страны — нужен ли апостиль или достаточно нотариально заверенной копии. Это можно выяснить у принимающей организации или в посольстве страны назначения.
Шаг второй: получите оригинал документа. Для апостиля нужен оригинал документа или нотариально заверенная копия.
Шаг третий: обратитесь к присяжному нотариусу. Принесите оригинал документа и удостоверение личности. Нотариус проверит подпись в базе данных и оформит апостиль. Стоимость — по нотариальному тарифу, обычно несколько десятков евро.
Шаг четвёртый: перевод. Если требуется перевод документа — он выполняется переводчиком и как правило требует нотариального удостоверения подписи переводчика. В большинстве стран неофициальные переводы не принимаются.
Шаг пятый: проверьте срок действия. У многих документов есть срок действия. Выписка из Регистра предприятий принимается как правило не старше трёх или шести месяцев. Уточняйте заранее.
Если страна не является участницей Гаагской конвенции
В этом случае апостиль не действует. Нужна полная консульская легализация: нотариальное удостоверение документа, затем заверение в Министерстве иностранных дел Латвии, затем заверение в консульстве страны назначения. Процедура занимает значительно больше времени — закладывайте минимум две-три недели.
Апостиль на решение третейского суда
Если вам нужно исполнить решение Рижского третейского суда за рубежом и страна требует апостиль на судебные документы — обратитесь сначала к нотариусу для нотариального удостоверения копии решения, затем к нотариусу же для проставления апостиля.
Чек-лист
Уточнить требования принимающей страны — нужен ли апостиль
Получить актуальный оригинал документа
Обратиться к присяжному нотариусу в любом городе Латвии
Заказать перевод с нотариально удостоверенной подписью переводчика
Проверить срок действия документа требования принимающей стороны
Для не-участников Гаагской конвенции — МИД + консульство
Апостиль — это не сложно. Сложно — не знать что он нужен когда документы уже просрочены.
Статья предназначена исключительно для информационных целей и не является юридической консультацией.