Как придать юридическую силу Вашей коммуникации?!


В сегодняшнем быстро меняющемся мире, где всё большую популярность приобретают электронные средства связи, сделки или нюансы их заключения, обсуждаются с помощью электронной почты, смартфонов, различных онлайн приложений. В различных сферах бизнеса партнеры по сотрудничеству привыкли к общению разными способами. Бывает, нужно быстро договориться о нюансах ведения сделки, но приезжать ради каких-то незначительных вещей друг другу в офис, чтобы документально всё зафиксировать (особенно, если Вы и Ваш партнёр находитесь в разных городах или странах) просто невозможно. Поэтому часто нюансы сделок оговариваютя устно.

 

Ведя коммуникацию, особенно что касается предмета договора – товара или услуги – необходимо взвесить, как выбранный канал связи с партнёром сможет помочь в ситуации, когда между сторонами появится спор.

 

Часто мы сталкиваемся с ситуациями, когда многие предприниматели, заключая договора и ведя сотрудничество, не уделяют должного внимания нюансам, которые связаны со сделками и их условиями, ибо считают, что до спора с партнером не дойдет. Но происходит так, что очень часто мы наблюдаем преграды, когда у сторон спора в суде, доказывая свою правоту, не хватает доказательств и это потому, что указанные телефонные разговоры, смс, онлайн чаты (например WhatsApp) и электронные письма не имеют юридической силы и их нельзя использовать как доказательство.

 

В таких ситуациях обезопасить себя необходимо cрочно – корректно оформить документы и подписать договор. Именно договор является тем документом, в котором необходимо указать использование каналов связи!

 

Итак: 

 

  • По разным причинам условия договора иногда могут меняться, например сроки поставки или оплаты товара, поэтому в идеальном варианте необходимо подписать дополнительное соглашение, но не всегда есть возможность это реализовывать, например, нет времени. Поэтому продумайте, как для обеих сторон будет более удобным осуществлять коммуникацию и придти к согласию. Укажите это в договоре, что например основная коммуникация будет производиться письменно по электронной почте, указав конкретные емайлы.

 

  • Внесите в договор отдельный пункт о коммуникации с партнёром, укзав контактную информацию (номер телефона, е-майл, адрес и т.д.). Здесь так же укажите дополнительную контактную персону, с которой возможно будет вестись коммуникация, например бухгалтер или менеджер по продажам. Укажите так же контактные данные этого человека.

 

  • Бывает, что Вы договариваетесь в переписке или по телефону не с уполномоченным лицом, поэтому, прописывая в договоре каналы связи, в скобках обязательно указывайте конкретные адреса электронной почты, конкретные номера телефонов для коммуникации, например, через приложения WatsApp или Viber.

 

  • Общайтесь только по электронной почте, указанной в пункте договора о каналах связи, а не просто в реквизитах. Бывает так, что партнер просит Вас слать информацию или счета на другой электронный адрес, который не указан в договоре. Чтобы обузопасить себя, на случай возникновения спора, что этот адрес не был указан в договоре, рекомендуется этот адрес внести в файл клиента с пометкой как новый адрес, а так же высылая емайлы на новый электронный адрес прикладывать ранее указанный адрес электронной почты в СС:. Так Вы обезопасите себя от разъяснений какой же все таки адрес использовался.

 

  • Если коммуникация с партнёром проходит по телефону, после телефонного звонка, пошлите письмо по электронной почте, указанной в договоре, написав, ссылаясь на телефонный разговор, информацию о чём вы договорились. Добейтесь того, чтобы Вам ответили подтверждением. Таким образом Вы подтвердите документально то, что было договорено устно. Если нет документального подтверждения, в случае спора Ваши устные заявления будут против устных заявлений партнера, именно поэтому любому устному заявлению необходимо документальное подтверждение.

 

  • Если подписываете договор электронно, перед подписанием убедитесь, что подписанный экземпляр договора соответствует оговоренному ранее содержанию договора. А так же, что персона, которая подписывает договор, имеет право подписи.

 

Бывает так, что партнеры не заключают договор, а свою сделку подтверждают при помощи счета или накладной, которые доказывают сотрудничество сторон. В таких документах Вы так же можете указать оговорку с каналами связи или любые другие условия, о которых Вам необходимо договориться со своим партнером!

 

Это простые, но очень эффективные методы для того, чтобы придать юридическую силу Вашим договорённостям и избежать многих проблем в бизнесе!

 

Успехов Вам и Вашему бизнесу!