Slēdzot dažāda veida darījumus, sevišķi ar ārvalstu partneriem, nereti juridiskas vai fiziskas personas sastopas ar nepieciešamību dokumentus apliecināt ar apostilu. Šādos gadījumos rodas daudz neskaidrību sākot ar to, ko tas vispār nozīmē, līdz tam, kur griezties un kas nepieciešams. Lai neapjuktu un nodrošinātu dokumentu korektu sagatavošanu, un tiem piešķirtu juridisko spēku, sniedzam Jums skaidrojumu par to, kuros gadījumos tiek lietota apostille un kam dokumentu apliecināšanā nepieciešams pievērst uzmanību.
Kas ir dokumentu apliecināšana ar apostilu ("Apostille")?
Apostillu uzliek tikai uz oficiāliem dokumentiem, kurus ir izsniegušas valsts iestādes attiecīgajā valstī. Apostilli nevar uzlikt uz privātiem dokumentiem un līgumiem, ko noslēdz savā starpā uzņēmēji. Dokumentu apliecināšana ar apostilu (dokumentu legalizācija) ir personas, kas izdevusi oficiālu dokumentu, paraksta īstuma un tiesībspējas, kā arī zīmoga vai spiedoga īstuma apliecināšana. Proti, tiek apliecināts dokumenta parakstītājas amatpersonas tiesiskais statuss un pilnvaras. Dokumentu apliecināšana ar apostilu ir nepieciešama, lai dokumenti, kas sagatavoti vienā valstī, iegūtu juridisko spēku citā valstī. Tikai pēc dokumenta apliecināšanas ar apostilu to var uzskatīt par juridiski spēkā esošu. Dokuments ar apostila spiedogu vai uzlīmi ir derīgs visās valstīs, kuras ir pievienojošās 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijai. Piemēram, Izraēlā izdotai notariālai pilnvarai ir nepieciešama apostille, lai to varētu lietot Latvijā, kas apliecinās, ka dotais notārs ir tiesīgs apliecināt pilnvaras.
Kādus dokumentus apliecina ar apostilu?
Ar apostilu parasti tiek apliecināti dokumentu oriģināli, notariāli apliecinātas dokumentu kopijas, dokumentu tulkojumi. Tas, kuru no iepriekš minētajiem dokumentiem apliecināt ar apostilu, ir atkarīgs no tās iestādes prasībām, kurā dokuments ir iesniedzams.
Dokuments ar apostilu tiek apliecināts valstī, kurā tas tiek izdots. Dokumentu paraksta attiecīgās valsts iestādes amatpersona, kura ir tiesīga parakstīt un apzīmogot dokumentus. Visās Hāgas konvencijas dalībvalstīs apostila forma ir vienāda un apliecinājuma valoda gandrīz visur, arī Latvijā, ir angļu valoda.
Apliecināmo dokumentu apjomu nosaka tā valsts institūcija, kas minētos dokumentus pieprasa. Vienā valstī, apliecinot dokumentu ar apostili, apliecināmajam dokumentam var palūgt tulkojumu vai kopiju, citā valstī tas nav nepieciešams. Ierasta prakse ir dokumenta oriģināla sašūšana kopā ar tulkojumu vai notariāli apstiprinātas dokumenta kopijas sašūšana kopā ar tulkojumu. Dotajā gadījumā dokumentu tulkojumus apstiprina zvērināts notārs, neatkarīgi no valsts. Lai ietaupītu savu laiku un līdzekļus, ieteicams pirms dokumentu apliecināšanas procesa uzsākšanas precīzi noskaidrot konkrētās valsts konkrēto iestādi, kurā un kādi tieši dokumenti būs sniedzami.
Kāds ir apostillēšanas process Latvijā?
Iesniedzot dokumentus, kuriem nepieciešams apostils, ir jāuzrāda personu apliecinošs dokuments (pase vai ID karte) un jāiesniedz aizpildīta, izdrukāta un parakstīta dokumentu legalizācijas veidlapa. Ja tiek iesniegti vairāki dokumenti, tad nepieciešams aizpildīt un izdrukāt arī papildus veidlapas. Valsts nodeva dokumentu legalizācijai 2022.gadā steidzamā kārtībā (2 stundu laikā) ir 30,00 EUR par vienu dokumentu, savukārt valsts nodeva dokumentu legalizācijai 2 darba dienu laikā ir 15,00 EUR par vienu dokumentu. Samaksa par dokumentu legalizēšanu jāveic uz vietas Konsulārajā departamentā, izmantojot bezskaidras naudas norēķinu (VISA, VISA Electron, Maestro, Master) vai veicot pārskaitījumu uz Valsts kases norēķinu kontu (uz iesniegumā norādīto iesniedzēja e-pasta adresi tiks nosūtīts priekšapmaksas rēķinu valsts nodevas apmaksai). Pēc valsts nodevas apmaksas saņemšanas, apliecināmie dokumenti tiks izvērtēti 2 darba dienu laikā.
No 2019.gada 1.jūlija Latvijā izdotu publisku dokumentu legalizāciju ar apostille veic zvērināti notāri visā Latvijā. Runa ir par dokumentiem, kas iesniedzami kādā no Hāgas konvencijas “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” dalībvalstīm. Ja dokumentu apliecināšanu ar apostilu vēlaties veikt pie notāra, tad ir iesniedzami apostillējamā dokumenta oriģināli un jāuzrāda personu apliecinoši dokumenti. Parasti dokumenta apliecināšana ar apostilu notiek vienas darba dienas laikā, ja Paraksta paraugu datubāzē ir dokumentu izsniegušās amatpersonas paraksta un zīmoga nospieduma paraugs. Apostils pie notāra tiek taisīts tikai elektroniski. Ievadot apostila numuru, to var atrast un pārbaudīt E-apostille reģistrā (https://notary.lv/apostille/verify/). Notārs ne tikai sagatavos apostilu, bet iekasēs un valsts budžetā pārskaitīs arī valsts nodevu par dokumenta apliecināšanu EUR 25,34 (ieskaitot PVN) apmērā. Elektroniski izsniegtus dokumentus pie zvērinātiem notāriem ir iespējams apostillēt arī attālināti.
Kas jāņem vērā pirms dokumentu apliecināšanas ar apostilu?
Pirms Jūs dodaties uz kādu no ārvalsts iestādēm, iesakām noskaidrot, vai konkrētajā iestādē būs jāiesniedz kāds dokuments un vai būs nepieciešama tā apliecināšana ar apostilu.
Der zināt, ka Latvijā Zvērināts notārs var apostillizēt tikai Latvijas Republikā izdotus dokumentus. Savukārt Beļģijā, Dānijā, Francijā, Īrijā un Itālijā tiek pieņemti Latvijā izdotie dokumenti, kuri nav apliecināti, proti, dokumentiem nav nepieciešams apliecinājums ar apostilu. Tas attiecas arī uz minēto valstu izdotajiem dokumentiem Latvijā.
Pamatojoties uz savstarpēji noslēgto trīspusējo līgumu starp Baltijas valstīm (Latviju, Lietuvu un Igauniju), šajās valstīs nav nepieciešama otras valsts dokumentu apliecināšana ar apostilu.
Informējam: atbildes uz jautājumiem, par dokumentu apliecināšanu ar apostilu, varat saņemt rakstot uz v.lv.
Jautājumu gadījumā zvaniet: +371 67365100, +371 25156055 vai rakstiet: .